Електронні листи стали найпопулярнішим способом спілкування. Ми відправляємо їх друзям, колегам, клієнтам, бізнес-партнерам, роботодавцям і т.д. І в кожному з випадків важливою складовою такого листування є дотримання правил граматики та певного етикету. І якщо з першим допоможе впоратися репетитор української мови, то зі другим розберемося зараз. Дотримання етикету в листуванні по email допоможе побудувати ефективне спілкування, підвищує можливість отримання фідбека і навіть може стати потужним інструментом для продажу товарів і послуг, або залучення цільової аудиторії. Тому розглянемо основні складові електронного листа та правил спілкування, яких слід дотримуватися під час листування.
Визначення мети
Перед тим, як писати на email, треба визначитися заради чого ви це робите. Загалом мета листа може бути різною:
- інформування;
- запрошення;
- переговори;
- прохання тощо.
Чітка мета допомагає правильно побудувати структуру, вибрати стиль написання.
Структура листа
Загалом при листуванні через email самі поштові сервіси вже надають докладну форму, де треба вказати кому ви відправляєте повідомлення і з якої причини. Загалом структура листів при електронному спілкуванні повинна мати такий вигляд:
- Тема. Вона має бути короткою (кілька слів), добре відображати суть повідомлення, щоб адресат одразу міг зрозуміти, чому йому пишуть. Якщо листування має інформативний характер, то в темі варто вказати основні фактори, які допоможуть привернути увагу адресата: "Звітність з виконаної роботи", "Запрошення на відкриття нового магазину" або "Акційна пропозиція для наших клієнтів" тощо. Тобто, тема має зацікавити та спонукати прочитати листа.
- Привітання. Воно має бути обов'язковим. Пишуть його у тілі листа на першому місці. Зверніть увагу, що якщо ви пишете незнайомій людині, краще звертатися на "ви" і назвати повне ім'я. До друга або колеги, з яким у вас неформальне спілкування, можна звернутися на "ти" та використати зменшувальне ім'я.
- Основна частина. Якщо ваш лист адресований незнайомій людині, то варто передусім представитися. Далі вже треба написати всю основну інформацію: текстову або в прикріплених файлах. Але майте на увазі, що конфіденційні дані краще не надсилати в електронних листах з метою безпеки.
- Підсумкова частина. Вона може бути різною, залежно від мети листа. Якщо це запрошення, то у підсумковій частині можна вказати час та місце або попросити підтвердити присутність. Якщо знайомство з новим клієнтом, то висновок, що ви раді цьому знайомству та пропозицію звертатися до вас у разі потреби, тощо.
- Підпис. Це може бути просто ім'я або щось на кшталт "З повагою, ..." або "Вдалого дня! З повагою, ...".
Після цього потрібно прикріпити файли, якщо вони передбачені. Насамкінець, перед відправкою варто перечитати повідомлення, виправити помилки.
Стилі спілкування
Для ефективної взаємодії з людиною, якій адресовано лист, треба також дотримуватись певного стилю спілкування. Він може бути:
- офіційний. Його дотримуються, якщо лист надсилається до установи, потенційному партнеру, офіційній особі. Обов'язково використовується звернення "ви";
- діловий. Він майже такий самий як офіційний, але за такого стилю можна використовувати більше інформації і тих, що стосуються співрозмовників. Його варто дотримуватись при спілкуванні з начальством, колегами, клієнтами. При зверненні також використовують "ви";
- невимушений. Цей стиль підходить для листування з друзями та людьми, з якими дружні стосунки, і ви перейшли на "ти".
Не варто "тикати" і переходити особисті кордони з новими людьми, спілкування на робочі теми (якщо ви не товаришуєте та лист стосується виключно роботи). Це може здатися невіглаством.
Додаткові поради для ефективного листування
Чи буде ваш лист прочитаний і чи буде на нього відповідь залежить від змісту. Насамперед, треба щоб воно було лаконічним. Читати полотно тексту будуть далеко не всі, оскільки це стомлює.
Також варто дотримуватись форматування. Виділення абзаців, списків, використання великих букв на початку слів – все це допомагає створити зручну для сприйняття структуру.
Ще потрібно звернути увагу на грамотність тексту. Помилки не лише видають прогалини в освіті автора листа, а й можуть відштовхнути від читання листа.
Важливим аспектом є час надсилання листа. Якщо це звернення до друга, можна відправити його у час. Але коли цей лист офіційного призначення, то час треба обирати між 8-10 ранку та 17-19 годинами вечора (якщо заздалегідь не погоджено інше) - тобто протягом робочого дня з урахуванням часового поясу одержувача.
Як побудувати ефективне листування для різних цілей
Залежно від стилю та мети, наповнення листа може відрізнятися:
- Інформування. Інформація подається чітко та коротко, додаються посилання або документи.
- Запрошення на зустріч. Лаконічно вказується причина, місце, час, дрес-код та інші деталі.
- Прохання. Також чітко формується причина звернення, пояснення чому це потрібне і подяка за допомогу.
- Переговори. Тут необхідно чітко та лаконічно сформулювати свою позицію, додати аргументи, запропонувати компроміс.
- Зворотній зв'язок. Якщо вам треба відповісти на лист із якоюсь пропозицією чи зверненням, то теж краще дотримуватися лаконічності, обов'язково ввічливо подякувати, написати конструктивну критику. Або ж у разі згоди – уточнити деталі.
Загалом правила етикету електронного листування досить прості. Головне - розуміти допустимі норми різних стилів, дотримуватись структури та лаконічності. Вчіться писати грамотні, короткі та наповнені змістом електронні листи. Це допоможе при налагодженні особистих та ділових відносин, підвищить шанси на отримання відповіді та розвиток ефективного спілкування.